La transformation organisationnelle peut être un processus complexe et difficile, et il existe plusieurs défis clés auxquels les organisations font souvent face lorsqu’elles entrent dans un processus de changements (Dikert et al., 2016). Ces défis peuvent être regroupés en quatre thèmes principaux (Karvonen et al., 2018).
Création d’une culture d’apprentissage continu et d’innovation
Pour réussir dans un environnement en constante évolution, les organisations doivent être en mesure de s’adapter et d’apprendre rapidement. Cela nécessite une culture d’apprentissage continu, où les employés sont encouragés à expérimenter, à tester de nouvelles idées et à partager leurs connaissances avec les autres (Cameron & Quinn, 1999; Zheng et al., 2010).Symptômes :
- Des employés qui se plaignent de ne pas avoir suffisamment d’opportunités pour apprendre et se développer professionnellement peuvent être un signe que l’organisation ne met pas suffisamment l’accent sur l’apprentissage continu.
- Des projets qui manquent de créativité ou d’innovation peuvent indiquer un manque de stimulation et d’encouragement à expérimenter et à tester de nouvelles idées.
- Des employés qui ne participent pas activement aux initiatives de formation ou de développement professionnel peuvent être un signe que ces initiatives ne sont pas suffisamment valorisées ou encouragées par l’organisation.
Solutions :
Favoriser une culture d’apprentissage continu et d’innovation en offrant des occasions aux employés d’expérimenter, de tester de nouvelles idées et de partager leurs connaissances avec les autres (Zheng et al., 2010).
Encourager les employés à expérimenter et à tester de nouvelles idées en leur donnant la possibilité de participer à des projets pilotes ou à des hackathons.
Mettre en place un programme de mentorat ou de parrainage pour permettre aux employés de bénéficier de l’expérience et de l’expertise de collègues plus expérimentés.
Organiser des ateliers de formation et de développement professionnel pour encourager les employés à développer de nouvelles compétences.
Mise à profit à la fois d’une approche de la base vers le haut et de connaissances des experts locaux
Afin d’avoir un impact durable sur une organisation, les efforts de transformation devraient impliquer à la fois une approche ascendante et descendante (Gardner et al., 2009). Cependant, cela peut être difficile, en particulier lorsque la direction s’attend à un calendrier de transformation (souvent trop rapide) qui n’est pas aligné avec les besoins et les préférences des équipes.
Symptômes :
- Des employés qui se plaignent de ne pas être impliqués dans les décisions de changement ou de ne pas être consultés sur les problèmes qui les concernent.
- Des conflits fréquents entre les équipes et la direction générale sur les délais de transformation et les priorités.
- Des échecs répétés (non nécessairement importants) dans les phases des projets.
Solutions :
Encouragez les approches bidirectionnelles ascendantes/descendantes, et veillez à ce qu’il y ait une communication claire entre tous les niveaux de l’organisation.
Former les dirigeants à l’écoute active et à la communication ouverte pour qu’ils soient mieux à même de recueillir les idées et les préoccupations des employés.
Organiser des ateliers de co-création avec des employés de tous les niveaux de l’organisation pour identifier les opportunités de changement et élaborer des solutions.
Encourager les équipes à proposer des initiatives de changement et à partager leurs idées avec la direction.
Synchronisation des programmes et activités de changement séparés
De nombreuses organisations lancent simultanément plusieurs programmes et projet de transformation, mais ces efforts peuvent souvent être décousus et mal coordonnés. Cela peut entraîner un manque de synchronisation et d’alignement, et rendre difficile le partage efficace des enseignements et des meilleures pratiques.
Symptômes :
- Des retards ou des échecs fréquents dans les projets.
- Des employés qui se plaignent de devoir travailler sur plusieurs initiatives simultanément et de ne pas avoir suffisamment de temps ou de ressources pour s’acquitter de leurs tâches.
- Des différences importantes dans les approches, les outils et les processus utilisés dans les différents programmes et process.
Solutions :
Aligner les programmes et activités de changement : Assurez-vous que toutes les initiatives sont alignées et coordonnées, et veillez à ce qu’il existe un plan clair pour partager les enseignements et les meilleures pratiques.
Créer un groupe de travail chargé de coordonner et de suivre l’avancement de toutes les initiatives de changement.
Organiser des réunions régulières avec les responsables de chaque initiative de changement pour discuter de leurs progrès et de leurs besoins en matière de soutien.
Établir un calendrier de transformation qui inclut toutes les initiatives en cours et qui prévoit des moments de synchronisation réguliers.
Établissement de structures d’équipe durables, de rôles agiles et d’autonomisation des équipes
De nombreuses organisations ont des silos fonctionnels, où différentes unités fonctionnent indépendamment les unes des autres. Cela peut entraîner des inefficacités, de la bureaucratie et d’autres problèmes opérationnels. Pour surmonter ces défis, les organisations devraient envisager de mettre en œuvre des méthodes agiles et d’établir des équipes transversales qui peuvent travailler ensemble de manière plus efficace (Karvonen et al., 2018).
Symptômes :
- Des employés qui se plaignent de devoir travailler en silos et de ne pas avoir suffisamment de collaboration avec d’autres unités.
- Des retards fréquents dans les projets ou des erreurs répétées.
- Des employés qui se plaignent de ne pas avoir suffisamment d’autonomie et de responsabilité dans leur travail.
Solutions :
Mettre en œuvre les méthodes agiles et établir des équipes transversales pour faciliter une meilleure collaboration et améliorer l’efficacité.
Encourager les équipes à définir leurs propres rôles et responsabilités au sein de l’équipe et à se fixer des objectifs à atteindre (Uludağ et al., 2022).
Mettre en place des équipes transversales qui regroupent des membres de différentes unités de l’organisation et qui sont chargées de résoudre des problèmes spécifiques.
Former les employés aux méthodes agiles telles que Scrum, Kanban, AgilePfM, SAFe et LeSS pour qu’ils puissent travailler de manière plus efficace en équipe.
Références
Cameron, K. S., & Quinn, R. E. (1999). Diagnosing and changing organizational culture based on the competing values framework. Addison-Wesley Publishing.
Dikert, K., Paasivaara, M., & Lassenius, C. (2016). Challenges and success factors for large-scale agile transformations: A systematic literature review. Journal of Systems and Software, 119, 87–108. https://doi.org/10.1016/J.JSS.2016.06.013
Gardner, W. L., Reithel, B., Foley, R. T., Cogliser, C. C., & Walumba, F. O. (2009). Attraction to Organizational Culture Profiles: Effects of Realistic Recruitment and Vertical and Horizontal Individualism – collectivism. Management Communication Quaterly, 22, 437–472. https://doi.org/10.1177/0893318908327006
Karvonen, T., Sharp, H., & Barroca, L. (2018). Enterprise agility: Why is transformation so hard? XP 2018: Agile Processes in Software Engineering and Extreme Programming, 314, 131–145. https://doi.org/10.1007/978-3-319-91602-6_9/
Uludağ, Ö., Philipp, P., Putta, A., Paasivaara, M., Lassenius, C., & Matthes, F. (2022). Revealing the state of the art of large-scale agile development research: A systematic mapping study. Journal of Systems and Software, 194, 111473. https://doi.org/10.1016/J.JSS.2022.111473
Zheng, W., Yang, B., & McLean, G. N. (2010). Linking organizational culture, structure, strategy, and organizational effectiveness: Mediating role of knowledge management. Journal of Business Research, 63(7), 763–771. https://doi.org/10.1016/J.JBUSRES.2009.06.005